PERKEMBANGAN TEKNOLOGI DAN SISTEM INFORMASI UNTUK PENINGKATAN E-GOVERNMENT DALAM PELAYANAN PUBLIK

Suprihatmi Sri Wardiningsih Fakultas Ekonomi Universitas slamet Riyadi Surakarta

Perkembangan teknologi informasi dalam hal ini teknologi komputer dapat menunjang pembuatan-pembuatan keputusan di dalam organisasiorganisasi modern yang memungkinkan pekerjaan-pekerjaan di dalam organisasi dapat diselesaikan secara cepat, akurat, dan efisien.

Penyediaan informasi publik untuk kepentingan masyarakat terkadang masih dijumpai keengganan sebagian birokrat untuk membuka akses kepada publik supaya dapat meminta data dan informasi publik (share data) yang memang data/ informasi tersebut untuk konsumsi publik.

Teknologi dan Sistem Informasi Dalam Akuntansi  Informasi akuntansi diberikan sebagai alat atau sarana untuk membantu manajer menjalankan fungsi-fungsi manajemen sehingga tujuan organisasi dapat tercapai. Fungsi manajemen, seperti perencanaan (planning), pengorganisasian (organizing), pengarahan karyawan (directing) dan pengendalian (controlling) tidak dapat dilakukan tanpa informasi yang memadai. Informasi dalam sebuah organisasi merupakan perekat yang mengikat fungsi-fungsi manajemen dalam sebuah sistem sehingga memungkinkan organisasi bertindak koheran dan harmonis antar berbagai fungsi.

1.       Perencanaan (Planning)

2.       Pengorganisasian Sumber-sumber Daya (Organizing)

3.       Pengarahan Karyawan (Directing and Motivating)

4.       Pengendalian dan Pengawasan (Controlling)

E-Government merupakan alat dari suatu perubahan sistem (organisasi, proses bisnis, sumber daya manusia dan standard operating procedure) dalam pemerintahan. Fungsi utama dari E-Government adalah alat bantu penciptaan perubahan dalam pelayanan dari pemerintah kepada masyarakat. Di samping kekuatan daya jangkauannya, E-Government dianggap mempunyai beberapa manfaat seperti :

1.       Memperbaiki efektifitas dan efisiensi kinerja aparatur dalam proses pemerintahan.

2.       Meningkatkan Good Governance dengan kontrol, transparansi, dan akuntabilitas. 

3.       Memberdayakan masyarakat melalui penciptaan masyarakat baru faham teknologi dan mampu mengantisipasi perubahan global.

4.       Meningkatkan kualitas pelayanan publik dari pemerintah kepada masyarakat. Permasalahan yang mendasari karya ini adalah sering kurang optimalnya produk-produk Teknologi Informasi (TI) di lingkungan pemerintah dan kurang sinergisnya upaya implementasi dari produk TI yang sering terjadi.

Apabila dirunut maka permasalahan dalam pembangunan, pengembangan, implementasi dan operasionalisasi teknologi informasi di lingkungan pemerintah terdiri dari :

1.       Belum munculnya kemantapan komitmen aparatur untuk melakukan manajemen perubahan (change management) menuju terbentuknya Budaya Informasi Digital.

2.       Belum mantapnya kelembagaan dan kewenangan pengelolaan TI di lingkungan Pemerintah, termasuk kejelasan penanggung jawab data.

3.       Keterbatasan kewenangan instansi koordinator untuk mengakses data secara lintas instansi.

Dewasa ini secara luas telah dipahami bahwa pengetahuan sistem informasi penting bagi para manajer sebab kebanyakan organisasi memerlukan sistem informasi aga dapat bertahan hidup dan berhasil baik. Sistem informasi dapat membantu perusahaan memperluas jangkauan manajer perusahaan sampai ke lokasi-lokasi yang jauh, memperoleh bentukbentuk dan aliran kerja baru, dan kemungkinan juga bisa mengubah cara berbisnis menurut Laudon, C. Kenneth and Laundon, P. Jane, (2005: 4). Alasan utama penggunaan teknologi informasi dalam suatu bisnis adalah mendukung tugas pemrosesan informasi.

TABEL I KATEGORI PEMROSESAN INFORMASI DAN ALAT  TEKNOLOGI INFORMASI YANG DIPAKAI

No	Tugas Pemrosesan	Keterangan	Alat Teknologi Informasi
1.	Menangkap informasi	Memperoleh informasi pada titik asalnya.	Teknologi input.Misalnya mouse, keyboard, bar code reader.
2.	Menyampaikan informasi	Menyajikan informasi dalam bentuk yang paling berguna.	Teknologi output. Misalnya screen, printer, speaker.
3.	Menciptakan informasi	Memproses informasi untuk memperoleh informasi baru.	Teknologi sofware. Misalnya word processing payroll.
4.	Menyimpan informasi	Menyimpan informasi untuk penggunaan waktu yang akan datang.	Expert system teknologi penyimpanan. Misalnya hard disk, CD-ROM, tape.
5.	Mengkomunikasikan informasi	Menyampaikan informasi kepada orang lain atau ke lokasi lain.	Teknologi telekomunikasi. Misalnya modem satellite.

Fungsi sistem informasi adalah sebuah sistem yang berisikan tentang informasi mengenai organisasi dan lingkungan sekitarnya. Aktivitas dasar yang ada dalam sistem informasi adalah input, proses dan output mengerjakan informasi yang dibutuhkan organisasi. Umpan baliknya adalah output yang dikembalikan kepada orang-orang di dalam organisasi untuk mengevaluasi dan menyaring data input. Faktor lingkungan seperti pelanggan, pemasok, pesaing, pemegang saham dan agen pengatur saling berhubungan dengan organisasi dan sistem informasinya.

Sistem Informasi Informasi merupakan salah satu sumber daya penting dalam organisasi karena hasil dari pengolahan data menjadi bentuk yang lebih berguna bagi penerima yang menggambarkan kejadian-kejadian nyata. Oleh karena itu, informasi digunakan sebagai bahan pertimbangan untuk pengambilan keputusan. Sehubungan dengan hal itu, informasi haruslah berkualitas. Menurut Burch dan Grudnitski dalam Ratminto (2003), kualitas informasi ditentukan oleh tiga faktor, yaitu: relevansi, tepat waktu, dan akurasi. Informasi ini sebagai penunjang sistem informasi yang berbasis pada teknologi informasi.

Pelayanan Publik

1.       Pengukuran Kinerja Organisasi Pelayanan Publik

Menurut Mardiasmo (2002: 121), sistem pengukuran kinerja pelayanan publik adalah suatu sistem yang bertujuan untuk membantu manajer publik untuk menilai pencapaian suatu strategi melalui alat ukur finansial dan non financial. Sistem pengukuran kinerja dapat dijadikan sebagai alat pengendalian organisasi, karena pengukuran kinerja diperkuat dengan menetapkan reward and punishment system. Pengukuran kinerja pelayanan publik dilakukan untuk memenuhi tiga maksud, yaitu:

a.       Pengukuran kinerja pelayanan publik dimaksudkan untuk membantu memperbaiki kinerja pemerintah. Ukuran kinerja dimaksudkan untuk dapat membantu pemerintah berfokus pada tujuan dan sasaran program unit kerja. Hal ini pada akhirnya akan meningkatkan efisiensi dan efektivitas organisasi sektor publik dalam pemberian pelayanan publik. 

b.       Ukuran kinerja pelayanan publik digunakan untuk pengalokasian sumber daya dan pembuatan keputusan. 

c.       Ukuran kinerja sektor publik dimaksudkan untuk mewujudkan pertanggungjawaban publik dan memperbaiki komunikasi kelembagaan.

Kinerja pelayanan publik bersifat multidimensional, sehingga tidak ada indikator tunggal yang dapat digunakan untuk menunjukkan kinerja secara komprehensif. Berbeda dengan sektor swasta, karena sifat output yang dihasilkan pelayanan publik lebih banyak bersifat intangible output, maka ukuran finansial saja tidak cukup untuk mengukur kinerja pelayanan publik. Oleh karena itu, perlu dikembangkan ukuran kinerja non-finansial.

a.       Tujuan Sistem Pengukuran Kinerja Secara umum, tujuan sistem pengukuran kinerja adalah:

1)      Untuk mengkomunikasikan strategis secara lebih baik (top down dan bottom up).

2)       Untuk mengukur kinerja finansial dan non-finansial secara berimbang sehingga dapat ditelusur perkembangan pencapaian strategi.

3)      Untuk mengakomodasi pemahaman kepentingan manajer level menengah dan bawah serta memotivasi untuk mencapai goal congruence.

4)      Sebagai alat untuk mencapai kepuasan berdasarkan pendekatan individual dan kemampuan kolektif yang rasional. 

b.       Manfaat Pengukuran Kinerja

1)      Memberikan pemahaman mengenai ukuran yang digunakan untuk menilai kinerja manajemen.

2)      Memberikan arah untuk mencapai target kinerja yang telah ditetapkan.

3)      Untuk memonitor dan mengevaluasi pencapaian kinerja dan membandingkan dengan target serta melakukan tindakan korektif untuk memperbaiki kinerja.

4)      Sebagai dasar untuk memberikan penghargaan dan hukuman (reward & punishment) secara obyektif atas pencapaian prestasi yang diukur dengan sistem pengukuran kinerja yang telah disepakati.

5)      Sebagai alat komunikasi antara bawahan dan pimpinan dalam rangka memperbaiki kinerja organisasi.

6)      Membantu mengidentifikasi apakah kepuasan pelanggan sudah terpenuhi.

7)      Membantu memahami kegiatan instansi pemerintah.

8)      Memastikan bahwa pengambilan keputusan dilakukan secara objektif.

2.       Informasi yang Digunakan Untuk Pengukuran Kinerja

a.       Informasi Finansial Penilaian laporan kinerja finansial diukur berdasarkan pada anggaran yang telah dibuat. Penilaian tersebut dilakukan dengan menganalisis varians (selisih atau perbedaan) antara kinerja aktual dengan yang dianggarkan. Analisis varians secara garis besar berfokus pada:

1)      Varians pendapatan (revenue variance)

2)      Varians pengeluaran (expenditure variance)

3)      Varians belanja rutin (recurrent expenditure variance)

4)      Varians belanja investasi/modal (capital expenditure variance)

b.       Informasi Nonfinansial Informasi nonfinansial dapat dijadikan sebagai tolak ukur lainnya. Informasi nonfinansial dapat menambah keyakinan terhadap kualitas proses pengendalian manajemen. Teknik pengukuran kinerja yang komprehensif yang banyak dikembangkan oleh berbagai organisasi dewasa ini adalah Balanced Scorecard. Dengan Balanced Scorecard kinerja organisasi diukur tidak hanya berdasarkan aspek finansialnya saja, akan tetapi juga aspek non finansial. Pengukuran dengan metode Balanced Scorecard melibatkan empat aspek, yaitu :

1)      Perspektif finansial (financial perspective)

2)      Perspektif kepuasan pelanggan (customer perspective)

3)      Perspektif efisiensi proses internal (internal process efficiency)

4)      Perspektif pembelajaran dan pertumbuhan (learning and growth perspective).

Jenis informasi nonfinansial dapat dinyatakan dalam bentuk variabel kunci (key variable) atau sering dinamakan sebagai key success factor, key result factor, atau pulse point. Variabel kunci adalah variabel yang mengindikasikan faktor-faktor yang menjadi sebab kesuksesan organisasi. 

Kesimpulan

Perlu kiranya pihak pemerintahan untuk terus meningkatkan teknologi informasi yang ada di pemerintahan. Hal ini dikarenakan pentingnya teknologi dalam menunjang pencapaian tujuan pemerintahan di masa yang akan datang. Dengan adanya penerapan teknologi khususnya teknologi informasi, maka diharapkan dapat memberikan peningkatan pada kinerja pelayanan publik. Dalam rangka meningkatkan sumber daya manusia pemerintahan mestinya memberikan peningkatan pelatihan kepada pegawai yang bertanggung jawab secara langsung menggunakan teknologi dan sistem yang ada. Hal ini dimaksudkan untuk memberikan bekal kemampuan kepada pegawai dalam bekerja, sehingga data atau informasi yang dibuat oleh pegawai untuk menunjang pencapaian tujuan pemerintahan dapat dikatakan berhasil. Sehingga pelayanan yang diberikan kepada masyarakat dapat meningkat yang tentunya akan dapat memuaskan masyarakat secara umumnya.